Un tournoi de club se finance avec les frais d'inscription et la buvette, face à des dépenses fixes comme la location de la salle, les arbitres, les récompenses, et des dépenses qui grandissent avec chaque équipe accueillie. Indiquez vos hypothèses et le calculateur affiche les recettes, les dépenses, le résultat attendu et surtout le nombre d'équipes à partir duquel la journée couvre ses frais. De quoi fixer un tarif d'inscription juste et décider si le tournoi peut financer la saison du club.
Le calculateur distingue ce qui dépend du nombre d'équipes de ce qui n'en dépend pas. Les recettes par équipe additionnent les frais d'inscription et la recette nette de buvette, c'est-à-dire ce que consomment en moyenne une équipe et ses accompagnants, achats déduits. Les dépenses par équipe regroupent tout ce que vous distribuez ou consommez par équipe accueillie. La différence entre les deux est la contribution de chaque équipe : c'est ce qu'apporte réellement une inscription supplémentaire pour couvrir les dépenses fixes. Les subventions et partenaires viennent réduire ces dépenses fixes à couvrir. Le seuil d'équilibre est le nombre d'équipes, arrondi à l'entier supérieur, à partir duquel la somme des contributions égale les dépenses fixes restant à financer. Le résultat de la journée est la différence entre recettes et dépenses totales pour le nombre d'équipes que vous attendez.
L'outil raisonne sur des moyennes : la recette de buvette dépend fortement de la météo, de l'heure des finales et de la présence des familles, et une équipe qui vient de loin consomme rarement comme une équipe locale. Il ne valorise pas le temps des bénévoles, pourtant le premier poste d'un tournoi de club, ni les dépenses engagées avant de connaître le nombre d'inscrits, comme la commande de récompenses. Il ne traite pas non plus la TVA ni les règles fiscales applicables aux recettes d'une association, qui dépendent de votre situation et sont à vérifier auprès de votre fédération ou de votre comptable. Les valeurs proposées par défaut décrivent un tournoi de gymnase ordinaire : remplacez-les par les chiffres de vos éditions précédentes dès que vous les avez.
Si le seuil d'équilibre est proche du nombre d'équipes attendues, une poignée de désistements suffit à faire basculer la journée dans le rouge. Prévoyez une marge d'au moins trois ou quatre équipes, ou ajustez le tarif d'inscription.
TournoiPro suit les équipes inscrites et leur paiement, pour que votre budget repose sur des équipes vraiment présentes.
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